Privacyverklaring

Printmeneer vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten je hebt.

Printmeneer is een handelsnaam van Rogierdrewes.nl.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@printmeneer.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van je contact met Printmeneer en de producten of diensten die je aanvraagt.

We kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• factuur- en betaalgegevens;
• gegevens over je aanvraag, offerte of bestelling;
• WhatsApp- en e-mailcorrespondentie;
• ontwerpen, logo's, foto's en andere aangeleverde bestanden;
• informatie die nodig is voor productie, bezorging of afhaling;
• technische gebruiksgegevens over de website.

We vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuigingen of burgerservicenummers. Stuur zulke gegevens daarom niet mee, tenzij dit strikt noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.

3. Hoe ontvangen we persoonsgegevens?

We ontvangen persoonsgegevens wanneer je:

• contact opneemt via WhatsApp;
• een e-mail stuurt;
• telefonisch contact opneemt;
• persoonlijk contact met ons hebt;
• een offerte aanvraagt;
• een opdracht plaatst;
• bestanden, foto's, logo's of ontwerpen aanlevert;
• gegevens doorgeeft voor facturatie of bezorging.

De website bevat vooralsnog geen contactformulier. Contact verloopt via WhatsApp, e-mail, telefoon of persoonlijk contact.

4. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• beantwoorden van vragen;
• adviseren over drukwerk, print en reclameproducten;
• opstellen en versturen van offertes;
• voorbereiden en uitvoeren van opdrachten;
• controleren en verwerken van aangeleverde bestanden;
• laten produceren van bestelde producten;
• organiseren van levering, verzending of afhaling;
• voeren van klantcontact;
• afhandelen van klachten of vragen na levering;
• opstellen en verwerken van facturen;
• bijhouden van de financiële en fiscale administratie;
• nakomen van wettelijke verplichtingen;
• beveiligen, beheren en verbeteren van de website;
• verzamelen van privacyvriendelijke webstatistieken.

Printmeneer gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die aanzienlijke gevolgen voor je heeft.

5. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat.

6. Aangeleverde ontwerpen, foto's en bestanden

Voor het maken van drukwerk en reclameproducten kun je bestanden aanleveren, zoals:

• logo's;
• foto's;
• illustraties;
• huisstijlbestanden;
• drukbestanden;
• teksten;
• persoonsgegevens die in een ontwerp zijn opgenomen.

Deze bestanden gebruiken we voor het beoordelen, voorbereiden, produceren en leveren van de opdracht.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van aangeleverde bestanden en voor het rechtmatige gebruik van persoonsgegevens, foto's, logo's, teksten en andere materialen die daarin voorkomen.

Stuur geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens mee wanneer die niet noodzakelijk zijn voor de opdracht.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een opdracht, onze bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• drukwerk- en productiepartners;
• leveranciers van print-, reclame- en promotieproducten;
• bezorg- en transportdiensten;
• onze boekhouder of administratieve dienstverlener;
• aanbieders van boekhoudsoftware;
• hosting-, domein- en e-mailproviders;
• aanbieders van cloudopslag;
• banken en betaaldienstverleners;
• IT- en beveiligingsdienstverleners;
• overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

We delen alleen de gegevens die voor de betreffende dienst noodzakelijk zijn.

Printmeneer gebruikt onder meer:

• WhatsApp Business;
• e-Boekhouden;
• Knab;
• Print.com;
• Cloudflare;
• Microsoft OneDrive;
• TransIP;
• andere drukwerk- en productiepartners.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken we waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Productiepartners

Printmeneer werkt met verschillende drukwerk- en productiepartners.

Voor het uitvoeren van een opdracht kan het nodig zijn dat we bijvoorbeeld de volgende gegevens doorgeven:

• naam of bedrijfsnaam;
• afleveradres;
• contactgegevens;
• orderinformatie;
• productiegegevens;
• ontwerpen of drukbestanden.

We beperken dit zoveel mogelijk tot de informatie die nodig is om het product te produceren en te leveren.

Sommige producten kunnen rechtstreeks vanuit een productiepartner naar de klant worden verzonden.

9. WhatsApp

Wanneer je contact opneemt via WhatsApp, verwerkt WhatsApp gegevens volgens het eigen privacybeleid en de eigen voorwaarden.

WhatsApp is onderdeel van Meta. Daarbij kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Gebruik van WhatsApp is niet verplicht. Je kunt ook contact opnemen via e-mail of telefoon.

Stuur via WhatsApp bij voorkeur geen gevoelige persoonsgegevens of vertrouwelijke bestanden wanneer dat niet noodzakelijk is.

10. E-mail, hosting en cloudopslag

Voor e-mail en domeindiensten gebruikt Printmeneer TransIP.

Voor het bewaren en uitwisselen van bestanden kan Microsoft OneDrive worden gebruikt.

De website wordt gehost en beveiligd via Cloudflare. Cloudflare kan daarbij technische informatie verwerken die nodig is om de website beschikbaar en veilig te houden, zoals:

• IP-adres;
• tijdstip van het bezoek;
• opgevraagde pagina;
• browser- en apparaatgegevens;
• beveiligings- en netwerkgegevens.

Deze technische verwerking kan nodig zijn voor beveiliging, fraudepreventie, foutanalyse en het beschikbaar houden van de website.

11. Webstatistieken en cookies

Printmeneer gebruikt Cloudflare Web Analytics om inzicht te krijgen in het algemene gebruik en de technische prestaties van de website.

Cloudflare Web Analytics is bedoeld om algemene statistieken te verzamelen zonder bezoekers voor advertentiedoeleinden te volgen.

Printmeneer gebruikt momenteel geen:

• Google Analytics;
• Meta Pixel;
• LinkedIn Insight Tag;
• advertentietracking;
• remarketing;
• marketingprofielen.

De website gebruikt mogelijk wel technisch noodzakelijke opslag of beveiligingstechnieken die nodig zijn om de site goed en veilig te laten functioneren.

Wanneer in de toekomst trackingcookies of vergelijkbare marketingtechnieken worden toegevoegd, wordt deze verklaring aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

12. Nieuwsbrieven en commerciële berichten

Printmeneer verstuurt momenteel geen algemene nieuwsbrieven of geautomatiseerde commerciële e-mailcampagnes.

We kunnen wel contact opnemen over:

• een lopende aanvraag;
• een offerte;
• een bestaande opdracht;
• productie of levering;
• een vraag of klacht;
• een relevante herhaalopdracht waarover eerder contact is geweest.

Je kunt altijd aangeven dat je geen commerciële vervolgberichten wilt ontvangen.

13. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

We hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• offertes zonder opdracht: maximaal 2 jaar;
• algemene correspondentie: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact;
• productie- en ontwerpbestanden: maximaal 2 jaar na levering;
• klantgegevens voor herhaalopdrachten: maximaal 5 jaar na het laatste contact of de laatste opdracht;
• facturen en fiscale administratie: minimaal 7 jaar;
• gegevens rond klachten of geschillen: zolang dit nodig is voor de behandeling en eventuele wettelijke verjaringstermijnen;
• technische beveiligingsgegevens: zo kort mogelijk en afhankelijk van het doel en de instellingen van de betrokken dienstverlener.

Een bestand kan eerder worden verwijderd wanneer het niet meer nodig is en er geen wettelijke reden bestaat om het te bewaren.

14. Beveiliging van persoonsgegevens

Printmeneer neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongewenste openbaarmaking;
• wijziging;
• misbruik.

Daarbij kun je denken aan:

• beveiligde accounts;
• toegangsbeperking;
• sterke wachtwoorden;
• waar beschikbaar tweestapsverificatie;
• beveiligde hosting;
• actuele software;
• zorgvuldig beheer van bestanden en apparaten;
• beperkte verstrekking aan leveranciers.

Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Wanneer je vermoedt dat persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd, neem dan contact op via info@printmeneer.nl.

15. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige gebruikte dienstverleners zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Dit kan bijvoorbeeld spelen bij:

• WhatsApp en Meta;
• Microsoft;
• Cloudflare;
• andere internationale IT-dienstverleners.

Waar dat wettelijk nodig is, moet zo'n doorgifte zijn gebaseerd op een geldig doorgiftemechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijke waarborgen.

Printmeneer probeert het delen van persoonsgegevens met internationale leveranciers te beperken tot wat voor de dienstverlening noodzakelijk is.

16. Gegevens van kinderen

De diensten van Printmeneer zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar.

We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wanneer je denkt dat we zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een kind verwerken, neem dan contact op via info@printmeneer.nl.

17. Jouw privacyrechten

Onder de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten hebben:

• recht op inzage;
• recht op correctie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om toestemming in te trekken;
• recht om een klacht in te dienen.

Je kunt een verzoek sturen naar info@printmeneer.nl.

Vermeld daarbij duidelijk op welk recht je een beroep doet en om welke gegevens het gaat.

Om misbruik te voorkomen, kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Lever daarbij niet meer informatie aan dan noodzakelijk.

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd.

Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer we deze wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor een juridisch geschil.

18. Klacht indienen

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op via info@printmeneer.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Links naar andere websites

De website kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen, zoals WhatsApp.

Printmeneer is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid, de beveiliging of de inhoud van externe websites. Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende aanbieder.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Printmeneer kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• de dienstverlening verandert;
• andere systemen of leveranciers worden gebruikt;
• de website wordt uitgebreid;
• wet- of regelgeving verandert.

De actuele versie staat altijd op printmeneer.nl. Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.